Die Situation kennst du vielleicht: Marketing-Aufgaben bleiben liegen, weil dein Marketingteam am Limit ist.
Die Website müsste dringend überarbeitet werden, die LinkedIn-Strategie fehlt komplett, und der neue Produktlaunch steht vor der Tür. Aber niemand hat Zeit, sich darum zu kümmern. Oder du hast noch gar kein Marketingteam und fragst dich, wie du das Thema am besten angehst.
Jetzt stehst du vor der Entscheidung: Stellst du jemanden fest ein? Holst du einen Marketing-Freelancer ins Boot? Oder beauftragst du eine Agentur?
Die Antwort ist selten eindeutig, und genau deshalb lohnt sich ein strukturierter Blick auf die drei Optionen. In diesem Blogbeitrag bekommst du eine klare Entscheidungshilfe mit konkreten Kriterien, typischen Einsatzszenarien und häufigen Denkfehlern. Am Ende kannst du deine Situation selbst einordnen und die für dich passende Lösung wählen.
Inhalt
- Drei Wege zur Marketingunterstützung im Vergleich
- Interne Festanstellung
- Marketing-Freelancer
- Marketingagentur
- Entscheidungsmatrix: Wann passt welche Option?
- Fünf typische Situationen, in denen ein Marketing-Freelancer die richtige Wahl ist
- Wachstumsphase ohne langfristige Personalplanung
- Personeller Engpass oder Übergangsphase
- Komplexes Projekt mit klarem Ende
- Fehlendes Spezialwissen für zeitlich begrenzte Aufgabe
- Test neuer Marketingkanäle oder -strategien
- Typische Denkfallen bei der Entscheidung
- “Wir brauchen erstmal jemanden Festes.”
- “Eine Agentur ist für uns zu teuer.”
- “Ein Freelancer kennt unser Geschäft nicht.”
- “Wir lagern das Marketing komplett aus.”
- Fazit: Die richtige Entscheidung ist situativ, nicht pauschal.
Drei Wege zur Marketingunterstützung im Vergleich
Bevor wir in die Details gehen, hier zunächst die grundsätzliche Einordnung der drei Optionen interne Festanstellung, Marketing-Freelancer oder Marketingagentur.
Interne Festanstellung
Eine Festanstellung im Marketing macht dann Sinn, wenn du dauerhaften, kontinuierlichen Bedarf hast und jemanden brauchst, der tief in dein Unternehmen eintaucht.
Wofür geeignet:
- Langfristiger, stabiler Marketingbedarf (mindestens 1-2 Jahre planbar)
- Aufbau interner Marketingkompetenz und -strukturen
- Operative Tagesaufgaben, die kontinuierliche Betreuung brauchen
- Enge Verzahnung mit Vertrieb, Produktentwicklung oder anderen Abteilungen
Typische Voraussetzungen:
- Klare Stellenbeschreibung und realistische Erwartungen an eine Person
- Budget für Gehalt, Sozialabgaben und Weiterbildung
- Führungskapazität und Fachkompetenz im Unternehmen
- Onboarding- und Entwicklungsperspektive
Wofür weniger geeignet:
- Projektbasierter oder schwankender Bedarf
- Spezialisierte Aufgaben außerhalb des Kernprofils
- Schneller Start ohne lange Rekrutierungsphase
- Unklare langfristige Personalplanung
Marketing-Freelancer
Ein Marketing-Freelancer bringt flexible Expertise auf Zeit. Ideal für Projekte, Engpässe oder wenn du spezialisiertes Know-how brauchst, ohne dauerhaft Personal aufzubauen.
Charakteristika:
- Operative Umsetzung UND strategische Beratung möglich
- Schneller Einstieg (meist innerhalb von 2-4 Wochen)
- Flexible Kapazitäten (von wenigen Stunden bis Vollzeit)
- Tiefe Integration ins Team möglich
- Breite Erfahrung aus verschiedenen Unternehmen und Branchen
Wofür geeignet:
- Zeitlich begrenzte Projekte mit klarem Ziel
- Überbrückung personeller Engpässe
- Aufbau neuer Marketingbereiche (z.B. Content, SEO, Social Media)
- Strategieentwicklung mit anschließender Umsetzungsbegleitung
- Sparringspartner für interne Marketingverantwortliche
In Abgrenzung zur Festanstellung arbeitet ein Freelancer selbstständig, auf Projektbasis und zeitlich begrenzt. Du kaufst Expertise und Kapazität, aber baust keine dauerhafte Personalstruktur auf.
Und im Unterschied zu einer Agentur arbeitet der Freelancer meist operativ eng mit deinem Team zusammen, kennt deine internen Prozesse und agiert wie ein temporäres Teammitglied. Eine Agentur bleibt in der Regel externer Dienstleister mit eigenem Team.
Marketingagentur
Agenturen sind dann die richtige Wahl, wenn du komplette Leistungspakete auslagern möchtest; etwa Kampagnenentwicklung, Grafikdesign oder Performance Marketing.
Stärken:
- Spezialisierte Teams für verschiedene Disziplinen (Kreation, Strategie, Media)
- Hochskalierbare Kapazitäten für große Kampagnen
- Eigene Tools, Prozesse und Infrastruktur
- Meist spezialisiert auf bestimmte Kanäle oder Branchen
Wofür geeignet:
- Komplexe Kampagnen mit hohem Koordinationsaufwand
- Kreative Konzeptentwicklung mit Produktionsleistung
- Performance Marketing mit hohen Media-Budgets
- Wenn interne Steuerungskapazität vorhanden ist
Wofür weniger geeignet:
- Operative Tagesaufgaben, die flexibles Mitdenken erfordern
- Kleine Budgets unter 2.000 €/Monat
- Wenn du jemanden brauchst, der sich tief in interne Prozesse einarbeitet
- Strategische Grundlagenarbeit ohne klaren Kampagnenfokus
Die strukturellen Unterschiede zu Freelancern und Festanstellungen sind sehr deutlich: Agenturen arbeiten mit höheren Mindestbudgets, die meist bei 2.000 bis 5.000 Euro pro Monat beginnen. In der Zusammenarbeit hast du mehrere Ansprechpartner – typischerweise einen Account Manager für die Kommunikation, einen Projektleiter für die Koordination und verschiedene Umsetzer für die operative Arbeit. Agenturen bringen standardisierte Prozesse und Reportings mit, was Transparenz schafft, aber auch weniger Flexibilität bedeutet. Die operative Nähe zu deinem internen Team ist geringer als bei einem Freelancer, da die Agentur als externe Dienstleisterin agiert und nicht direkt in deine Tagesabläufe integriert ist.
Entscheidungsmatrix: Wann passt welche Option?
Die richtige Wahl hängt von mehreren Faktoren ab. Diese Matrix hilft dir bei der Einordnung.
Kriterium
Festanstellung
Freelancer
Agentur
Zeitlicher Bedarf
- Dauerhafter Bedarf (mindestens 12-24 Monate)
- Kontinuierliche Aufgaben ohne absehbares Ende
- Langfristiger Aufbau von Marketingstrukturen
- Projektbezogener Bedarf (3-12 Monate typisch)
- Temporärer Engpass oder Übergangsphase
- Testphase für neue Marketingbereiche
- Flexibler Bedarf mit schwankenden Kapazitäten
- Kampagnenbezogen (oft 3-6 Monate pro Projekt)
- Wiederkehrende, klar abgegrenzte Leistungen
- Saisonale Peaks
Kapazitätssituation
- Du weißt, dass du dauerhaft 30-40 Stunden/Woche Marketingarbeit hast
- Dein Unternehmen wächst planbar und Marketing wird zur Kernfunktion
- Du willst interne Strukturen aufbauen
- Akuter Kapazitätsengpass (Krankheit, Elternzeit, Kündigung)
- Schwankender Bedarf zwischen 10-40 Stunden/Woche
- Du brauchst schnell Verstärkung (2-4 Wochen statt 3-6 Monate Rekrutierung)
- Projektspitzen, die dein Team allein nicht schafft
- Du brauchst punktuell hohe Kapazitäten (z.B. Kampagnenproduktion)
- Mehrere Spezialisten gleichzeitig nötig
- Interne Kapazitäten für Steuerung vorhanden
Know-how-Bedarf
- Generalist:in für operative Umsetzung in mehreren Bereichen
- Jemand, der sich in deine spezifische Branche einarbeitet
- Aufbau interner Expertise über Jahre
- Spezialisierte Expertise (z.B. Marketing Automation, SEO, Content-Strategie)
- Strategische Beratung plus operative Umsetzung
- Breite Erfahrung aus verschiedenen Unternehmen
- Jemand, der auch ohne lange Einarbeitung liefern kann
- Hochspezialisiertes Know-how (z.B. Programmatic Advertising)
- Kreative Konzeption mit Produktionsleistung
- Zugang zu Tools und Daten, die intern nicht vorhanden sind
Integrationstiefe
- Vollständige Integration ins Team
- Teilnahme an allen internen Meetings und Prozessen
- Eigene Zugänge zu allen Systemen
- Teil der Unternehmenskultur
- Enge operative Zusammenarbeit mit deinem Team
- Zugang zu relevanten Tools und Informationen
- Teilnahme an Projekt-Meetings
- Arbeitet wie ein temporäres Teammitglied, bleibt aber selbstständig
- Externe Dienstleister-Rolle
- Briefings und Abstimmungen in festgelegten Terminen
- Arbeitet primär in eigener Infrastruktur
- Klare Schnittstelle zwischen intern und extern
Budget-Struktur
- Bruttogehalt: 50.000-70.000 €/Jahr
- Arbeitgeberkosten gesamt: ca. 85.000-120.000 €/Jahr
- Plus: Arbeitsplatz, Hardware, Software, Weiterbildung
- Monatliche Fixkosten: ca. 7.000-10.000 €
- Planbar, aber unflexibel
- Stundensatz: 80-150 €/Stunde (je nach Erfahrung und Spezialisierung)
- Bei 20 Stunden/Woche: ca. 6.400-12.000 €/Monat
- Bei 40 Stunden/Woche: ca. 12.800-24.000 €/Monat
- Flexibel skalierbar, projektbasierte Kosten
- Keine Nebenkosten (keine Sozialabgaben, kein Urlaub, kein Arbeitsplatz)
- Retainer: ab 2.000-10.000 €/Monat (je nach Leistungsumfang)
- Oder projektbasiert: 5.000-50.000 € pro Kampagne
- Meist höhere Mindestbudgets, dafür mehrere Spezialisten
- Plus: oft zusätzliche Media-Budgets
Fünf typische Situationen, in denen ein Marketing-Freelancer die richtige Wahl ist
Lass uns jetzt konkret werden. In diesen fünf Szenarien ist ein Freelancer meist die beste Lösung.
Situation 1:
Wachstumsphase ohne langfristige Personalplanung
Die Ausgangslage: Dein Unternehmen wächst, die Marketinganforderungen steigen, aber du kannst noch nicht absehen, wie sich der Bedarf langfristig entwickelt. Eine Festanstellung fühlt sich nach zu viel Commitment an, gleichzeitig brauchst du mehr als nur punktuelle Agenturleistungen.
Warum ein Freelancer hier passt:
- Du kannst flexibel mit 20 Stunden/Woche starten und bei Bedarf aufstocken.
- Der Freelancer wächst mit deinem Bedarf mit, ohne dass du dich langfristig bindest.
- Du kannst verschiedene Marketingbereiche testen, bevor du dich festlegst.
- Wenn das Wachstum sich stabilisiert, kannst du immer noch eine Festanstellung planen.
Praxisbeispiel: Ein IT-Dienstleister hat nach erfolgreicher Finanzierungsrunde sein Produktportfolio erweitert. Der Marketingbedarf ist von 10 auf 30 Stunden/Woche gestiegen – aber ob das dauerhaft so bleibt, ist unklar. Ein Freelancer übernimmt für 6 Monate die strategische Planung und operative Umsetzung. Nach dieser Phase ist klar: Das Unternehmen braucht langfristig Marketing-Kapazität. Die Freelancerin unterstützt beim Recruiting und übergibt strukturiert an die neue Festangestellte.
Typischer Fehler: Sofort jemanden fest einstellen, obwohl der tatsächliche Bedarf noch nicht klar ist – und dann feststellen, dass die Person über- oder unterfordert ist.
Situation 2:
Personeller Engpass oder Übergangsphase
Die Ausgangslage: Deine Marketing-Verantwortliche ist schwanger, langzeiterkrankt oder hat gekündigt. Du brauchst sofort jemanden, der die Lücke schließt – aber eine Festanstellung dauert 3-6 Monate Recruiting.
Warum ein Freelancer hier passt:
- Start innerhalb von 2-4 Wochen statt 3-6 Monaten.
- Kein Risiko einer Fehlbesetzung unter Zeitdruck.
- Der Freelancer kann die Übergangsphase überbrücken UND beim Recruiting unterstützen.
- Strukturierte Übergabe an die neue Person möglich.
Praxisbeispiel: Ein Maschinenbau-Unternehmen verliert seine Marketing-Managerin nach 8 Jahren. Das gesammelte Wissen droht verloren zu gehen, gleichzeitig laufen wichtige Projekte. Ein Freelancer steigt für 6 Monate ein, sichert das Wissen, führt die Projekte fort und arbeitet die neue Marketing-Managerin ein. Danach reduziert sich die Zusammenarbeit auf strategische Sparring-Sessions.
Typischer Fehler: Unter Zeitdruck die erstbeste Festanstellung durchziehen – und dann 2 Jahre mit einer Fehlbesetzung leben.
Situation 3:
Komplexes Projekt mit klarem Ende
Die Ausgangslage: Du planst einen Website-Relaunch, willst dein Content Marketing aufbauen oder brauchst eine komplette Strategieüberarbeitung. Das Projekt ist umfangreich, aber zeitlich begrenzt.
Warum ein Freelancer hier passt:
- Projektbezogene Expertise ohne dauerhafte Personalkosten.
- Fokussierte Arbeit am Projekt ohne Ablenkung durch Tagesgeschäft.
- Nach Projektende keine weiteren Verpflichtungen.
- Du kannst bei Bedarf für Folgeprojekte wieder zusammenarbeiten.
Praxisbeispiel: Ein Technologie-Unternehmen will in ein neues Marktsegment einsteigen und braucht dafür eine neue Positionierung, Website und Content-Strategie. Eine Marketing-Freelancerin entwickelt über 4 Monate die Strategie, koordiniert die Website-Umsetzung mit einer Agentur und erstellt die ersten Content-Formate. Nach Projektabschluss schult sie das interne Team, das die laufende Betreuung übernimmt.
Typischer Fehler: Für ein zeitlich begrenztes Projekt jemanden fest einstellen und danach keine passenden Aufgaben mehr haben.
Situation 4:
Fehlendes Spezialwissen für zeitlich begrenzte Aufgabe
Die Ausgangslage: Du brauchst Expertise in einem spezifischen Bereich (z.B. Marketing Automation, SEO, LinkedIn-Strategie), aber nicht dauerhaft und nicht in Vollzeit.
Warum ein Freelancer hier passt:
- Zugang zu Spezialwissen ohne langfristige Bindung.
- Der Freelancer bringt Erfahrung aus vielen Projekten mit.
- Aufbau interner Kompetenz durch Wissenstransfer möglich.
- Flexible Nutzung der Expertise (mal 5, mal 10 Stunden/Woche).
Praxisbeispiel: Ein B2B-Software-Unternehmen will LinkedIn als Lead-Kanal aufbauen, hat aber intern keine Expertise. Eine Freelancerin entwickelt die Strategie, richtet die Systeme ein, erstellt die ersten Kampagnen und schult das Team. Nach drei Monaten kann das interne Team selbstständig weiterarbeiten, die Freelancerin bleibt für monatliche Optimierungs-Sessions im Boot.
Typischer Fehler: Eine teure Spezial-Agentur beauftragen, die zwar die Kampagne umsetzt, aber kein Wissen ins Unternehmen transferiert. Und dann bei jeder Änderung wieder gebraucht wird.
Situation 5:
Test neuer Marketingkanäle oder -strategien
Die Ausgangslage: Du willst neue Marketingansätze testen (z.B. Content Marketing, LinkedIn-Ads, Marketing Automation), bist aber noch nicht sicher, ob sie für dein Unternehmen funktionieren.
Warum ein Freelancer hier passt:
- Risikoarmes Testen ohne langfristige Verpflichtung.
- Der Freelancer bringt Best Practices aus anderen Unternehmen mit.
- Klare Messbarkeit des Erfolgs über 3-6 Monate.
- Bei Erfolg: Überführung in interne Struktur oder dauerhafte Zusammenarbeit.
Praxisbeispiel: Ein traditionelles Industrieunternehmen will Content Marketing testen, hat aber Zweifel, ob das in seiner Branche funktioniert. Ein Freelancer entwickelt eine Test-Strategie, erstellt über drei Monate Content und misst die Ergebnisse. Die Tests zeigen: Content funktioniert, aber anders als gedacht. Das Unternehmen justiert die Strategie und stellt danach eine Content-Managerin fest ein, die den Kanal ausbaut.
Typischer Fehler: Sofort voll auf einen neuen Kanal setzen (z.B. jemanden fest einstellen oder große Agentur-Verträge abschließen), ohne vorher zu testen, ob der Kanal zum eigenen Geschäftsmodell passt.
Typische Denkfallen bei der Entscheidung
Bei der Wahl zwischen Festanstellung, Freelancer und Agentur passieren oft die gleichen Denkfehler.
``Wir brauchen erstmal jemanden Festes.``
Die Logik dahinter: Festanstellungen fühlen sich verlässlicher an. Viele Geschäftsführer denken: „Wenn wir schon investieren, dann richtig.“
Warum das problematisch ist:
- Recruiting dauert 3-6 Monate, in der Zeit bleiben Aufgaben liegen.
- Fixkosten von 7.000-10.000 €/Monat müssen dauerhaft gerechtfertigt sein.
- Fehlbesetzungen sind teuer und aufwendig zu korrigieren.
- Du bindest dich, ohne zu wissen, ob der Bedarf wirklich dauerhaft besteht.
Bessere Überlegung: Ist der Bedarf wirklich dauerhaft mindestens 30-40 Stunden/Woche? Oder ist es ehrlicher, mit einem Freelancer zu starten, den Bedarf zu evaluieren und dann zu entscheiden?
``Eine Agentur ist für uns zu teuer.``
Die Logik dahinter: Agenturen haben höhere Stundensätze (oft 120-200 €), das wirkt erst einmal abschreckend.
Warum das problematisch ist:
- Du vergleichst Äpfel mit Birnen: Agentur-Stundensätze enthalten Team, Infrastruktur, Strategie
- Bei einem 2.000 € Agentur-Retainer bekommst du oft ein ganzes Team (Account, Strategie, Umsetzung)
- Die Frage ist nicht „zu teuer“, sondern: „Passt die Leistung zu meinem Bedarf?”
Bessere Überlegung: Brauchst du wirklich ein ganzes Agentur-Team? Oder reicht ein Freelancer, der operativ eng mit dir zusammenarbeitet? Und umgekehrt: Brauchst du für eine komplexe Kampagne vielleicht doch die gebündelte Expertise einer Agentur?
``Ein Freelancer kennt unser Geschäft nicht.``
Die Logik dahinter: Festangestellte arbeiten sich über Jahre tief ein – Freelancer kommen und gehen.
Warum das problematisch ist:
- Gute Freelancer bringen Erfahrung aus vielen Unternehmen mit, das ist oft wertvoller als Branchen-Betriebsblindheit.
- Einarbeitungszeit gibt es immer – auch bei Festanstellungen (meist 3-6 Monate).
- Freelancer sind es gewohnt, sich schnell einzuarbeiten und sofort Ergebnisse zu liefern.
- Die Außenperspektive bringt oft neue Impulse.
Bessere Überlegung: Wie komplex ist dein Geschäftsmodell wirklich? Und wie viel Branchen-Tiefe brauchst du wirklich vs. Marketing-Expertise? Oft ist Letzteres wichtiger.
``Wir lagern das Marketing komplett aus.``
Die Logik dahinter: Marketing an eine Agentur oder einen Freelancer abgeben und sich nicht mehr darum kümmern müssen.
Warum das problematisch ist:
- Die strategische Verantwortung bleibt IMMER intern
- Ohne interne Steuerung und Input liefert auch die beste Agentur/Freelancer nicht die gewünschten Ergebnisse
- Marketing braucht Nähe zum Geschäft – das kann kein Externer vollständig übernehmen
Bessere Überlegung: Wer steuert intern? Wer gibt Input, trifft Entscheidungen, gibt Feedback? Auch mit externer Unterstützung brauchst du interne Kapazität für Strategie und Steuerung (mindestens 5-10 Stunden/Woche).
Fazit: Die richtige Entscheidung ist situativ, nicht pauschal.
Es gibt keine pauschale Antwort auf die Frage „Festanstellung, Freelancer oder Agentur?”. Die richtige Wahl hängt von deiner konkreten Situation ab:
Eine Festanstellung ist richtig, wenn du dauerhaften Bedarf hast, interne Strukturen aufbauen willst und 12-24 Monate planbar vor dir hast. Ein Marketing-Freelancer ist richtig, wenn du flexible Expertise auf Zeit brauchst – für Projekte, Engpässe, Wachstumsphasen oder den Aufbau neuer Marketingbereiche. Eine Agentur ist richtig, wenn du komplette Kampagnen-Leistungen auslagern willst und interne Steuerungskapazität hast.
Oft ist auch eine Kombination sinnvoll: Ein Freelancer für strategische Arbeit und operative Kernaufgaben + eine spezialisierte Agentur für Kreation oder Media + langfristig eine Festanstellung für das Tagesgeschäft.
Das Wichtigste: Triff die Entscheidung bewusst und auf Basis klarer Kriterien, nicht aus Bauchgefühl oder Zeitdruck. Nutze die Entscheidungsmatrix in diesem Blogbeitrag, um deine Situation ehrlich einzuordnen.
Und wenn du unsicher bist? Dann starte mit der flexibelsten Option: dem Freelancer. Du kannst nach einigen Monaten immer noch entscheiden, ob du dauerhaft jemanden fest einstellst. Aber du hast in der Zwischenzeit nicht wertvolle Zeit verloren, sondern schon Ergebnisse erzielt.
Du willst deine konkrete Situation besprechen? In einem unverbindlichen Kennenlerngespräch können wir gemeinsam einordnen, welche Lösung für dein Unternehmen am besten passt. Selbstverständlich ohne Verkaufsdruck, sondern als echte Entscheidungshilfe. Und wenn du dir schon sicher bist, dass du mich gerne als Freelance Marketing Managerin an deiner Seite hättest, findest du hier weitere Informationen zu einer konkreten Zusammenarbeit.
